lunes, 24 de noviembre de 2008

¿Urgentes?

¿Alguna vez han reportado alguna emergencia o accidente, un choque, una fuga de gas o algo que requiera ser tratado con urgencia? Seguramente para reportarlo llamaron al 060 en México o al famoso 911 en Estados Unidos y otros países. Dudo muchísimo que hayan reportado la volcadura de un carro por e-mail ¿correcto?

Entonces pregunto: ¿Por qué hay gente que manda correos electrónicos diciendo que es “urgente” que les respondan?

El e-mail no es una herramienta para reportar urgencias, de hecho, hace un muy pobre trabajo con las emergencias. El e-mail es una excelente herramienta para documentar acuerdos y enviar correspondencia importante, que no es lo mismo que urgente.

Y es que ¿Cuántas veces han recibido algún mensaje por correo electrónico pidiendo atención “urgente”? O ¿En cuántas ocasiones un miembro de su equipo les responde con el famoso “ya le envíe un e-mail con carácter de “urgente” al cliente o al proveedor  o al director de otra área o a quien sea? O peor aún ¿cuántos e-mails no han enviado ustedes mismos en calidad de “urgente”?

Si requieren atención urgente, si necesitan una respuesta inmediata, no envíen un e-mail. Levanten el teléfono y llamen a la persona de la que requieren respuesta; y si ambos trabajan en la misma empresa y en las mismas oficinas, levántense de su lugar, caminen unos metros y busquen a dicha persona.

“¿Pero que hay de las personas que tienen blackberry o algún otro smart phone en el que puede recibir y responder sus mails?”, Talvez estén pensando algunos de ustedes…

Les tengo una mala noticia: estos útiles aparatitos no son ni una correa ni  un radio localizador que como por arte de magia logran que sus usuarios respondan automática e inmediatamente a aquellos mails “urgentes” que envían; más bien son una herramienta que le permite a sus usuarios poder leer y responder sus mensajes en el momento que más conveniente les es y desde cualquier lugar. En otras palabras, están hechos para servirle al dueño del aparato, no a quienes les mandan los mails.

Lo cual no debería ser ningún problema pues en realidad, no pueden existir los e-mails urgentes, pues usualmente (y sean sinceros y hagan un auto análisis de esto) cuando enviamos un correo diciendo que necesitamos que nos devuelvan una respuesta con “urgencia”, es porque típicamente hemos dejado pasar mucho más tiempo del que debíamos para hacer esa solicitud, convirtiendo nuestro requerimiento, más que en un “urgente”, en un retraso que evidentemente queremos cubrir.

Así que la próxima vez que vayan a enviar un mail “urgente”, antes de hacer clic en enviar, deténganse, tómense un respiro y pregúntense si es o no realmente urgente y si lo es, guarden el mensaje como borrador y no lo envién mas que como confirmación una vez que hayan hablado personalmente con la otra persona para pedir su urgente atención.



Crédito de la fotografía: http://www.flickr.com/photos/forestethics/

2 comentarios:

E. Sealtiel Vera Páez dijo...

Hola Efraín, soy Sealtiel, te conocí en tu conferencia en WTC México D.F, y te escribí que estoy administrando el sitio de El Secreto, me comentaste que tenias dos presentaciones más en Monterrey pero no puede asistir, sobre todo por el trabajo que me mantuvo ocupado en Guadalajara y la Ciudad de México.

Quiero contarte que he leído todo lo que has publicado y lo he compartido con muchas personas, por ejemplo estaba en el hotel Fiesta Americana Guadalajara, la Gerente de Banquetes casi al terminar nuestro evento me busco para evaluar el servicio pero yo estaba ocupado, mas tarde le envié un correo diciendo que muchas gracias por sus atenciones, que no tenia donde hacer esto mas extensivo, porque solo había visto buzón de quejas y sugerencias, pero que como tú lo has dicho hace falta una linea 01800 Gracias y felicitaciones. Hubieras visto que efecto, lo compartió con su personal, el cual después de aquello, nos trataron mucho mejor y todavía nos enviaron un presente.

Bueno en la empresa ya cambiamos nuestro correo de servicio al cliente por asistencia al cliente, algunas personas han preguntado por qué, así que les remito a tu blog.

También en la escuela y en la empresa como en otro de grupo de trabajo al que pertenezco ya iniciamos una campaña de eliminación de Assholes, y bueno pues en la escuela tubo un resultado maravilloso, hicimos la prueba y algunos nos dimos cuenta que teníamos que cambiar y estamos esforzándonos, sin embargo la actitud más colaborativa y menos conflictiva nos ha permitido responder mejor a las presiones de fin de año y semestre.

Por último ya dejé la tendencia de estar enviando correos urgentes, y eso me ha ayudado mucho a trabajar más rápido, pues en primera no dejo que se hagan cosas urgentes y en segunda cuando algo pasa mejor utilizó el medio adecuado.

Estoy haciendo un anteproyecto de tesis, que habla sobre las nuevas formas como se comunican las personas y he utilizado mucho lo que expusiste sobre youtube, facebook, myspace, y estos espacios que esta favoreciendo otras formas de interacción social.

Como yo me dedico a la educación después de tanto reflexionar en lo anterior, leer sobre educación a distancia, discutirlo con mis compañeros y llevar una materia de ámbitos de la educación de personas adultas, llegué a la conclusión de que es necesario desligar la educación por internet, de la educación a distancia, en primera porque se cree que el internet es como la continuación del correo postal, la tv y el radio pero estos medios realmente trabajaban a distancia, el internet acorta distancias, es más, acerca, en la escuela hemos hecho ejercicios de compartir información, y mantenernos en contacto gracias al internet y nos damos cuenta de nos ha acercado, esa propuesta de dividir el ámbito de la educación a distancia al de educación por internet ya casi me la aprueban y a eso me estoy dedicando.

Muchas gracias por compartir tus conocimientos, te deseo un excelente fin de año.

Un saludo
Sealtiel

Efrain Mendicuti dijo...

Muchas gracias por tus comentarios y por compartir lo que estás haciendo Sealtiel!
Que bueno en verdad que estas ideas te estén sirviendo! Por favor no dejes de avisarme como te avanzas con tu tesis, me daría mucho gusto leerla algún día.

Suerte y mucho éxito!

Efraín

Nota importante.

Los comentarios, reflexiones y recomendaciones aquí plasmadas son mi opinión personal, y no necesariamente reflejan la opinión de mi empleador.